Netropolix Logo

Perfect werkende IT in jouw bedrijf?

Netropolix ondersteunt notariaat in digitale stroomversnelling

Notariaat_Blog.jpg

De coronacrisis heeft heel wat teweeggebracht. Maar dat hoeft niet allemaal negatief te zijn. “Corona heeft de notariaten verplicht alles anders aan te pakken, waardoor de digitalisatie in onze sector in een stroomversnelling kwam.” Aan het woord? Een notaris* met IT op de Achtergrond, die klaar is om verder veilig te digitaliseren.

 

*In het kader van de deontologie in de notariële sector werd de naam van het kantoor weggelaten.

Kan je ons vertellen waarmee jullie je dagelijks bezighouden?

Wij zijn een middelgroot notariskantoor met 15 medewerkers en zo’n 2000 aktes op jaarbasis. Daarbij verzorgen wij heel diverse dossiers. Wij bieden daardoor een brede dienstverlening aan. Dat is het leuke aan ons kantoor. Eigenlijk staan wij de burger bij doorheen hun leven. Van het huwelijkscontract tot een aankoop- of verkoopakte, nalatenschap, successieplanningen … Heel het leven van een cliënt komt bij ons aan bod. Wij kennen onze cliënten en hun families bijgevolg heel goed. We weten wie ze zijn en maken in samenspraak met hen, de banken en boekhouders beslissingen.

Recent is gebleken dat notarissen door 'de mensen', na artsen en chirurgen, het meest vertrouwd worden. Waarom is dat vertrouwen zo belangrijk?

Het is een beroep waarbij we zekerheid willen geven aan mensen. Je moet de garantie kunnen geven bij bijvoorbeeld een aankoop dat jouw cliënt de koper is, dat er geen schulden zijn, dat het stedenbouwkundig uitgeklaard is, dat ze de correcte prijs betalen … Daarnaast moet je de zekerheid kunnen geven dat alles correct verloopt. Bovendien nemen mensen ons in vertrouwen, we houden alles intern én we nemen er de tijd voor. Mensen begrijpen meer en meer dat ze voor vanalles bij ons terechtkunnen. We zijn zoals een huisarts. We kunnen over veel algemene zaken advies geven. Zijn er echt specifieke zaken om te bespreken, dan verwijzen we hen door naar specialisten in dat vakgebied.

Ons tijdperk zit volop in transformatie, over het algemeen, maar ook in de notariële sector. Mensen willen een persoonlijke aanpak, ze willen hun dossier online raadplegen ... Hoe merken jullie dit?

We merken dat onze werking vooral de afgelopen twee jaar enorm is veranderd. Er is meer digitalisering en we nemen stilaan enkele taken over van de overheid voor werkontlasting. We geraken in het systeem door ons elektronisch aan te melden op het e-notariaat. Daarbij zijn we zeer nauw verbonden met de overheid. Hetzelfde met de rechtbanken bijvoorbeeld. Daar leggen we onze dossiers met vennootschappen elektronisch neer. Je merkt echt dat we voor de overheid heel wat werkontlasting doen in het kader van advisering. Dat is een belangrijk aandachtspunt. Naar de toekomst toe zal dit steeds meer evolueren. Sinds corona is het ook écht duidelijk geworden dat digitalisatie in de sector gewoon nodig is. Gelukkig heeft de Federatie van het Belgisch Notariaat de aanzet voor digitaal werken al meer dan 20 jaar geleden gegeven en is het daarmee de koploper in de juridische sector.

 

Sinds corona is het duidelijk geworden dat digitalisatie in de sector gewoon nodig is.”
- notaris

Een voorbeeld van de digitalisatie in de sector is het Beveiligd Notarieel Netwerk, een beveiligd netwerk voor notariskantoren. Wat betekent deze evolutie voor jullie?

In 2018 is ons kantoor ingestapt in het verhaal van het Beveiligd Notarieel Netwerk. Aanvankelijk konden we dit weinig gebruiken, maar anno 2021 heeft bijna ieder notariskantoor hiertoe toegang en bewijst dit systeem zich keer op keer. Eigenlijk kunnen wij al sinds 2018 akten vanop afstand herleiden, maar het is pas sinds corona in gebruik genomen. Wij nodigen nu een cliënt uit op kantoor, maken een veilige verbinding met het netwerk en alle partijen kunnen vlot alles bespreken. De volgende stap is de invoering van digitale aktes. Ook dit is door corona in een stroomversnelling geraakt. Hierdoor hoeft de burger niet naar kantoor te komen, maar kan hij van achter zijn computer de akte ondertekenen. We hebben dat de afgelopen maanden meer en meer gedaan, bijvoorbeeld met mensen die vastzaten in het buitenland of in verplichte quarantaine moesten. Het is fijn dat we zelfs in zulke situaties zekerheid kunnen geven aan onze cliënten. We kunnen elkaar identificeren via Teams of Webex, we geven dezelfde uitleg als bij een fysieke ontmoeting … In het begin was het online gegeven een beetje schrikwekkend, maar nu zien we hoe efficiënt dat verloopt. En zo merken wij op nog geen twee jaar tijd een enorme transformatie in de sector. Vandaag werken we wel nog op papier en digitaal, maar de betrachting is om meer en meer te digitaliseren. Dat wordt een uitdaging, maar gelukkig hebben we onze jarenlange samenwerking met Netropolix.

We mogen dus stellen dat digitaal werken cruciaal is geworden voor jullie. Maar hoe meer je digitaliseert, hoe meer je moet focussen op de beveiliging hiervan, want digitalisatie brengt risico's met zich mee.

Extra foto blog.jpg

Ja, we beseffen maar al te goed dat alles enkel werkt als je goede IT hebt. Dat gaat voor ons enkel belangrijker worden. De federatie heeft schrik voor cyberaanvallen en hackings op notariaten. Dat is een cruciaal aandachtspunt voor het IT-gebeuren. Het is vandaag nóg belangrijker geworden een goed netwerk te hebben, maar vooral ook om dit intern te houden. Daarom is het Beveiligd Notarieel Netwerk zo goed. Bovendien hebben we zoveel gevoelige gegevens van de burger. We kunnen het ons niet veroorloven om gehackt te worden. Daarom letten we eveneens heel erg op met e-mails. We benadrukken dat onze medewerkers goed moeten oppassen met mails en links. Daarnaast zijn er heel wat tools waar we inloggen met ons E-ID en we doen actief aan paswoordmanagement. Alles zal in de toekomst nog sterker beveiligd worden. We moeten hackers steeds een stap voor zijn. Je wil niet ‘dat notariaat zijn dat gehackt is’. Weet je, IT lijkt vaak een heel ‘flou’ gegeven, totdat je met je hoofd tegen de lamp loopt. Dan merk je hoe belangrijk het is.

 

IT lijkt vaak een flou gegeven totdat je met je hoofd tegen de lamp loopt. Dan merk je hoe belangrijk het is.”
- notaris

De samenwerking met Netropolix begon met servers. Daarna startten jullie met Office 365 en mail in de cloud. Ondertussen zijn jullie al anderhalf jaar IT op de Achtergrond. Waarom kozen jullie hiervoor?

We zijn al een hele tijd klant, maar drie jaar geleden heb ik Netropolix gevraagd om eens te kijken hoe het zat met onze IT-structuur. We zijn toen echt tot het besef gekomen dat IT iets is wat we niet zelf in de hand hebben, maar waar we een goede IT-partner voor nodig hadden. Je hebt daar zelfs een heel bedrijf voor nodig waar er een specialist is voor elke vraag. IT op de Achtergrond was dan voor ons de logische volgende stap in ons IT-infrastructuurverhaal. We hebben die genomen op goed advies van Accountmanager Kjell. We werken al zo lang samen dat ik op zijn advies vertrouw.

 

Daarnaast is er de evolutie in digitalisatie en je moet mee evolueren als kantoor. De tijd dat je computers aankocht en hoopte dat ze zo lang mogelijk meegingen, ligt al ver achter ons. Het is dus cruciaal dat alles goed onderhouden wordt. Dat er iemand van Netropolix op regelmatige basis langskomt om alles tot in de puntjes in orde te houden, is essentieel geworden voor ons, zeker als je rekening houdt met de hoeveelheid gevoelige informatie waarmee wij aan de slag gaan.

Voor IT op de Achtergrond komt er elke maand een System Engineer van Netropolix langs om alles te checken. Hoe verloopt die samenwerking?

Ik moet toegeven dat ik heel blij ben dat er om de drie weken iemand langskomt. Dankzij de jarenlange samenwerking weten zij perfect waar we naartoe willen en moeten. Er is een echte vertrouwensrelatie gegroeid met onze systeembeheerder Gerd. We kunnen er alles aan vragen en dat geeft eveneens vertrouwen aan onze medewerkers. De meeste van ons kennen vrij weinig van ICT, buiten Word en Excel, en dan is het fijn dat we niet wakker hoeven te liggen over IT-problemen. Dat geeft gemoedsrust. En moet er iets gebeuren, zoals een installatie van een nieuwe bedrijfscomputer of een nieuwe aansluiting voor het BNN, dan wordt alles goed afgestemd. Het volledige systeem wordt ook om de drie weken volledig gecontroleerd en dat is nodig om alles veilig te houden. Daarnaast krijgen we steeds een melding wanneer een toestel toe is aan vernieuwing. Dat is erg nuttig en helpt ons om zekerheid te bieden aan collega’s én klanten.

 

Er is een echte vertrouwensrelatie gegroeid met de System Engineer van Netropolix.”
- notaris

Hebben jullie het gevoel dat jullie snel geholpen worden indien er een probleem is?

Het wordt héél snel opgelost. Netropolix weet ook dat als wij bellen, het enorm dringend is. Op dat vlak mogen we niet klagen. Als we een akte moeten afdrukken en dat lukt niet, dan moet dat ook gewoon op dat moment opgelost worden. Daarmee kunnen wij niet wachten. En Netropolix weet dat.

Nu is er het pakket 'Notaris in de cloud'. Wat zijn voor jullie redenen om hiernaar over te stappen?

Ook dat zal weer de logische volgende stap zijn voor ons. Vijf jaar geleden heeft Netropolix ons serverpark geïnstalleerd, daarna deden ze een grote audit om te zien hoe we bezig waren. De samenleving verandert, alles evolueert en wij moeten mee evolueren op de meest veilige manier. Het pakket in de cloud zal daarbij de logische volgende stap zijn, aangezien het echt mee geënt is op het Beveiligd Notarieel Netwerk. Ook op dat vlak behoud je dan het optimale beveiligingsniveau en verzeker je de cliënt van de vertrouwensrelatie.

2020 was geen gemakkelijk jaar. 2021 verliep ook nog niet van een leien dakje. Hoe kijken jullie erop terug?

Het was inderdaad geen fijne periode, maar voor de notariaten zat er toch een positieve noot in. Het feit dat de digitalisatie in een stroomversnelling geraakte in de sector heeft voor ons een positieve impact gehad. De weg naar de ondertekening van de digitale akte is de toekomst. De burger zal zelf kunnen inloggen op zijn eigen dossier, net zoals dat nu ook in de medische sector het geval is. Daarnaast merkten we hoe eenvoudig het is om aktes af te sluiten op afstand, met mensen aan de andere kant van de wereld. Corona heeft bewezen dat dat allemaal kan, het moet enkel goed omkaderd worden.

Koen Vanlommel.jpg

Koen Vanlommel

Afgevaardigd Bestuurder

 

 

 

 

 

 

INSCHRIJVEN OP ONZE BLOGS?

 

HET KAN!

 

andere blogs, persberichten en events

Cloud

Netropolix schiet DDA IT te hulp bij modernisering

Netropolix helpt softwarebedrijf DDA IT met overstap naar de cloud.

Netropolix

Netropolix wint Voka Lokaal Award 2021

Met deze prijs plaatst het IT-bedrijf zich rechtstreeks voor de Prijs Ondernemen

Software

De transformatie van internationale congressen.

Hoe zit het één jaar na corona met medische congressen?

Netropolix

Rondleiding in Square One

Netropolix, Kempische IT-partner voor kmo's

Data

Wat betekent de GDPR voor jouw bedrijf?

Voor veel bedrijven betekent de GDPR een extra inspanning. Maar er is meer ...

Cloud

Public of private cloud: wat is het verschil?

Ga jij voor de public of private cloud? Of zit er misschien nog iets tussenin?

Innovatie

3 zaken die je moet hebben in je moderne werkplek

Volgens Netropolix zijn er slechts 3 zaken die je moet hebben in je kantoor.