Kunnen jullie de sterktes van het kantoor nog op dezelfde manier uitspelen als voor de coronaperiode?

Corona zorgt voor heel wat onzekerheden bij onze eigenaars. De dienstverlening van leveranciers en technische partijen staat onder druk. Interventietijden lopen op met een mogelijke impact op het wooncomfort.  Sommige worden ook anders getroffen en verloren een job of zijn tijdelijk werkloos. Ondertussen blijven de onderhoudskosten en investeringen in het gebouw doorlopen. Wij zorgen ervoor dat de werkingskosten van elk gebouw beperkt blijven. Het enige obstakel waar we op botsten, was de vergadering of beter; het gebrek eraan.

We hebben een reeks gebouwen die een transitieperiode ondergaan doordat ze recent werden opgeleverd en in gebruik werden genomen. De dagorde van zulke gebouwen is doorgaans lang en er staan toch steeds een aantal belangrijk te nemen beslissingen op. Hiermee konden we niet wachten. Het gebruik van schriftelijke vergaderingen was geen oplossing. Zeker aan het begin van de covid-periode was eenparigheid nog een verplichting. Er is altijd wel iemand die anders stemt of niet stemt. Hybride vergaderen in Syndesk bood een sterke oplossing.

Hoe hebben jullie de vergaderaanpak afgestemd op de lockdownregels?

Het wordt helaas niet vaak verkondigd, maar ook van syndici wordt veel flexibiliteit verwacht. Ook in onze sector moet je snel kunnen schakelen. Ik was meteen enthousiast toen Jan Louis van Syndesk ons belde voor een proeftraject over online vergaderen. We zaten meteen op dezelfde golflengte. We zagen allebei een opportuniteit en vermoedden dat corona een lange zoniet blijvende gedragsverandering met zich mee zou brengen. Deze crisis is dé opportuniteit om onze vergaderaanpak verder te verbeteren.

Wat was de belangrijkste factor om te participeren in het Syndeskproefproject?

Vergaderen is een democratisch gegeven. Als een vergadering niet kan doorgaan, is niemand gediend. We vonden en vinden nog steeds dat iedereen zijn stem moet kunnen laten horen. Juridisch gezien was dit een uitdaging. De wetgever moest overtuigd worden van de vele voordelen die verbonden zijn aan online vergaderingen. Dankzij de Syndesk beta-oplossing hebben we een aantal cruciale vergaderingen toch kunnen opzetten. Tot grote tevredenheid van onze klanten.

Welke rol speelde Syndesk in dat verhaal?

Het Syndesk-proefproject dat startte in het voorjaar van 2020 was een berekend risico, maar heeft de basis gelegd voor een geheel nieuwe aanpak voor de AV’s. Na een intensieve periode van testen en uitproberen, wisten we dat er nog mogelijke problemen konden opduiken. Maar dankzij de heldere en proactieve communicatie naar onze VME’s en eigenaars hebben we dat best goed kunnen opvangen.

Het Syndesk-team speelde ook kort op de bal. Zodra het kabinet van minister Van Quickenborne in december 2020 groen licht gaf voor online vergaderingen zijn wij als een van de eersten gestart met de organisatie van online vergaderingen voor de meeste van onze klanten. Ik ben ook fier op het vertrouwen van onze klanten-eigenaars die beter dan verwacht openstaan voor deze manier van vergaderen. Want dat was toch lange tijd een onzekere factor die de ontwikkeling zou kraken of maken. Tot nu toe verliep alles vlot en hebben we een goede cadans gevonden in de nieuwe manier van vergaderen.

Verliep de eerste algemene vergadering zoals verwacht?

Interessante vraag: achteraf gezien is die vrij vlot verlopen. We wisten dat er nog onzekerheden bestonden op het vlak van de eindgebruiker en mogelijke uitzonderingen die op dat moment konden opspringen. Veel van de drempels werden voorkomen door onze klanten vooraf gedetailleerde gebruiksinstructies te geven. We bezorgen onze klanten een helder stappenplan. Eigenaars die kampten met wat ‘koudwatervrees’ en die vooraf meer uitleg wilden, konden ons contacteren. Dat bracht hen rust. Vele eigenaren zijn ook dankbaar en voelen zich echt op hun gemak tijdens de online vergadering. Op de kleine videoschermen zag je hier en daar een eigenaar rustig met een pintje of zak chips in de hand de vergadering mee volgen. Wat we tot nu toe merken in de beleving is dat deelnemers meer zichzelf zijn tijdens een online vergadering.

Wat zijn voor jou de drie grootste voordelen aan hybride AV’s?

Maar drie? Ik heb er meer in mijn hoofd, hoor. Zoals al eerder verteld, dit is een welgekomen turbo die ons toelaat om als sector verder te professionaliseren. Voor ons is het sowieso tijdbesparend. Je moet geen geschikte vergaderzaal meer zoeken (bye bye biergeur, koude ruimtes en het gezeul met tafel en stoelen). Kortom, de praktische omstandigheden rond vergaderen zijn verbeterd.

Daarnaast besparen de syndicus en heel wat eigenaars tijd: er is geen verplaatsing meer en de aanmeldprocedure is flink ingekort. De syndicus kan perfect vanop afstand de AV aanvangen en beheren. Het is daarnaast sneller duidelijk of het aanwezigheidsquorum al dan niet bereikt wordt. Je kan sneller beslissen om een hernieuwde vergadering in te plannen, en dit met minimale impact op ieders beschikbare tijd.

Ook voor mensen met een buitenverblijf aan de Kust of eigenaars die in het buitenland verblijven, is online vergaderen een voordeel. Zo’n vergaderingen gaan vaak in het weekend door omdat tweedeverblijvers vooral op die momenten aan zee zijn. Nu kunnen syndici momenten door de week vastleggen. We kunnen bijvoorbeeld om 17u vergaderen en afronden rond 19u. Dan kan iedereen, inclusief de gebouwbeheerder, nog een fijne avond privé doorbrengen, wat minder evident is bij een fysieke vergadering. Vele klanten werken ongeveer tot 17u en om dan meteen ook verwacht te worden in de vergaderzaal is niet haalbaar. Nu velen telewerken is dit wél mogelijk.

Ten slotte kan een fysieke vergadering er soms pittig aan toe gaan door meningsverschillen. Dat is minder het geval bij online vergaderingen. De meningsverschillen blijven nog, maar deelnemers vragen het woord en wachten netjes hun beurt af. Het debat verloopt daardoor gemoedelijker.

Kunnen we stellen dat de hybride algemene vergadering een blijver is?

Ongetwijfeld! Sterker nog, zelfs wanneer iedereen zijn vaccin gekregen heeft, zal er een heel aantal eigenaren zijn die er de voorkeur aan geven om te blijven vergaderen vanuit de huiskamer. Wat niet betekent dat fysieke vergaderingen zullen verdwijnen. Als syndicus hebben we de keuze hoe we de Algemene Vergaderingen organiseren. Ideaal gebeurt dit in overleg met de leden van de raad van mede-eigendom. Het voordeel van een hybride AV is dat de klant kiest hoe hij deelneemt: online of bij ons in een vergaderzaal. Mensen zijn vrij in hun keuze.

Wat is volgens jou de sleutel tot succes voor een bredere acceptatie van hybride vergaderen?

Eigenaren zijn progressiever dan verwacht. Ik kan me inbeelden dat sommige syndici weigerachtig staan tegenover online of hybride AV’s vanwege de technische drempel. Klanten vragen nu al om de volgende vergadering online te organiseren. Ik hoop dat dit een beweging tot stand kan brengen en andere kantoren die nog twijfelen kan overtuigen.

Wat is jouw gouden tip voor collega’s om online vergaderen toe te passen?

Durf te springen en onderschat de eigenaar niet. Het gebruik van online vergaderen langs de kant van de eigenaar is echt laagdrempelig. De wetgever was aanvankelijk erg kritisch en vreesde dat bepaalde bevolkings- of leeftijdsgroepen zouden afhaken. Het deelnemen aan een online vergadering is even moeilijk als inloggen op een mailaccount en het verzenden van een mail. Meer dan dat is het niet. Er zijn geen technische obstakels, het echte obstakel zit in het hoofd.

Hoe zien jullie de toekomst?

Wij hebben intern besloten om door te gaan met online vergaderingen en zullen – zodra het mag – ook hybride vergaderen, zelfs na corona. We zijn ervan overtuigd dat we nog maar weinig mensen zullen zien in onze vergaderzaal. De keuze is aan de eigenaar. Maar er zijn te veel voordelen aan online en hybride vergaderen. Het zou jammer zijn om deze niet te benutten.