Support 
De transformatie van internationale congressen
13/05/2021 - 3 min readCOVR, het zusterbedrijf van NTX dat instaat voor de IT-technische ondersteuning van internationale medische congressen, zag in één week haar hele business omslaan. Events van duizenden mensen konden niet fysiek doorgaan. Gelukkig bleef het IT-bedrijf niet bij de pakken zitten. Het zette een volledig virtueel alternatief op en één jaar later timmert het verder aan een 2.0-versie.
Van fysiek naar virtueel in één week
Maart 2020: drie teams staan klaar om richting Barcelona, Göteborg en Abu Dhabi te vliegen voor de ondersteuning van internationale congressen. Congressen waar al maanden aan voorbereiding in zat … Corona stak er echter een stokje voor. De lockdown werd aangekondigd en de vluchten werden geschrapt. Al snel bleek dat deze situatie nog een hele tijd zou blijven duren.
Vervolgens had het Kempische IT-bedrijf twee opties: wachten of reageren. En aangezien ‘wachten’ niet in hun DNA zit, kwam het team van NTX onmiddellijk samen om alle mogelijkheden te onderzoeken. Er werd beslist een volledig virtueel congresplatform te ontwikkelen, rekening houdend met de twee belangrijkste componenten van een congres: het geven van presentaties en het aanbieden van netwerkingsfunctionaliteiten.
Van actie naar interactie
Tussen maart en augustus spendeerde het IT-bedrijf maar liefst 3000 uur aan development. Met behulp van de jarenlange ervaring en met het oog op de toekomst, investeerden ze zo in iets futureproofs: een nieuw softwarepakket cmVirtual, dat volledig geïntegreerd is met hun andere congressoftware.
De uitdaging in 2021? Dat is voornamelijk interactie creëren. Waar mensen op een live congres ‘in the moment’ zitten, standen bezoeken en direct tot interactie overgaan, is dit gevoel virtueel moeilijker te creëren. Toch werkte NTX afgelopen winter aan cmVirtual 2.0: een verbeterde versie van het congresplatform met extra aandacht voor interactie, communicatie en advertentiesystemen.
“De plotse transformatie van de congressen verplichtte ons uit onze comfortzone te komen waardoor we niet enkel gegroeid zijn als bedrijf, maar ook als persoon.”
De toekomst is hybride
Waar de congressen op een week tijd zijn getransformeerd van fysiek naar digitaal, zullen ze zich bij NTX na corona weer aan een verandering mogen verwachten. De toekomst zal hybride zijn: een mix van online en fysieke aanwezigheid. De impact hiervan is moeilijk te voorspellen, maar men verwacht uiteindelijk een flinke stijging van het totaal aantal deelnemers.
Fysiek zullen er minder participanten zijn, maar het totale bereik wordt veel groter. “De samensmelting van fysiek en online naar hybride events zal dus opnieuw heel wat met zich meebrengen”, vertelt Tim Sleebus, afgevaardigd bestuurder bij NTX. “Maar vooraleer we daarmee starten, bouwen we verder aan cmVirtual 2.0. We zijn ervan overtuigd dat alles altijd beter kan. We zitten tenslotte in een razendsnel evoluerende sector.”
Een positieve noot
Maar corona bracht niet enkel nadelen en tijdsdruk met zich mee. “De plotse transformatie van de congressen zorgde ervoor dat we verplicht waren uit onze comfortzone te komen waardoor we niet enkel gegroeid zijn als bedrijf, maar ook als persoon. We hebben met z’n allen op korte tijd enorm veel gedaan, wat enkel kan met een hecht en professioneel team”, aldus Tim Sleebus.
