transformatie-hybride-congressen
Software

Netropolix gaat van fysiek naar virtueel naar hybride

08/11/2021 - 8 min read

De business van COVR, het zusterbedrijf van Netropolix dat instaat voor de ondersteuning van internationale medische congressen, onderging vorig jaar een transformatie van fysieke naar volledig virtuele congressen. Nu is er opnieuw zo’n cruciaal schakelmoment: van virtuele congressen naar een hybride opstelling. Een dubbelinterview met Tim Sleebus, bestuurder bij Netropolix en Michael Van Rooy, audiovisueel specialist bij Techni-Congress.

Begin 2020 gebeurde er een shift van fysieke naar online congressen. Momenteel is er weer een shift: hybride congressen. Hoe verliep deze aanpassing?

Tim: Het is een aanpassing op verschillende niveaus. Allereerst moet je een concept bedenken dat functioneel juist in elkaar zit. Hiervoor kunnen we gelukkig beroep doen op onze jarenlange ervaring. Parallel daarmee lopen commerciële gesprekken met klanten die hun eerste projecten willen voorbereiden. Het derde luik is het technische gedeelte dat ook uitgewerkt, ingepland en uitgevoerd dient te worden. Drie intensieve stromen die naadloos in elkaar moeten passen.

Michael: Wij hebben ons aangepast door te proberen een goede mix uit te werken tussen de vroegere fysieke congressen en de daaropvolgende volledig virtuele congressen. Nu we de twee combineren, hebben we ook twee platformen: één on-site en één virtueel. Het is de uitdaging die met elkaar te connecteren.

Wat waren de grootste aanpassingen op audiovisueel vlak bij het overschakelen naar virtuele congressen?

Michael: Het audiovisuele stuk werd eigenlijk plots een IT-gegeven. Er was geen geluidsversterking meer nodig in grote zalen, geen projecties op groot scherm …  Alles passeerde via kleine schermen en headsets. Bovendien hadden we veel minder controle over de beeld- en audiokwaliteit. Niet iedere spreker of moderator had een goede webcam, microfoon of internetconnectie. Daarnaast werden we heel afhankelijk van het internet. Geen internet is geen congres. Langs de audiovisuele  zijde beperkte het zich dus tot wat laptops.
Door de IT-kennis en de jarenlange ervaring in de congressector heeft COVR gelukkig snel een oplossing kunnen bieden aan de klant. Maar COVR had daarnaast ook wel beseft dat je zelfs voor virtuele congressen wel degelijk audiovisuele techniekers nodig hebt met de juiste ervaring, die tevens weten hoe je met sprekers en moderators moet omgaan. Dit is dus een mooie samenwerking gebleken, alweer.

En de aanpassingen om van virtueel naar hybride te gaan?

Michael: Bij de hybride congressen volgen bezoekers en sprekers de sessies zowel van thuis uit als ter plaatse. Je hebt dus terug geluidsversterking en grote beeldprojectie nodig, en dit met extra materiaal en techniekers die ervoor zorgen dat niet alleen de deelnemers in de zaal, maar ook de mensen op het platform kunnen deelnemen. Waar je tijdens een virtueel congres met één technieker één sessiezaal kon runnen, moet je nu per hybride sessie minstens twee techniekers hebben.

Tim: Ook COVR heeft hiervoor enkele investeringen moeten doen. In het verleden hebben we altijd een strikte lijn getrokken tussen IT en het audiovisuele, maar in het hybride verhaal is dit veel meer geïntegreerd.

“Waar je tijdens een virtueel congres met één technieker één sessiezaal kon runnen, moet je nu per hybride sessie minstens twee techniekers hebben​​​​​​.”

Michael

Konden jullie dit allemaal faciliteren met het materiaal dat al beschikbaar was?

Michael: COVR heeft hier de meeste investeringen moeten doen, aangezien het meer een IT-gegeven was geworden. Door de volledig virtuele events waren fysieke microfoons en andere audiovisuele materialen niet echt van toepassing. Voor de hybride congressen daarentegen zal het een mix worden van beide, maar de meeste materialen heb ik al. De grootste uitdaging is het connecteren tussen beide werelden en proberen in te gaan op de wensen van de klant.

Tim: Klopt. De grootste uitdaging was niet zozeer het vinden van het juiste materiaal, maar wel om alle toestellen op een juiste manier te verbinden met elkaar. Op kantoor hebben we zelfs enkele weken lang een testopstelling gehad waarmee we alle mogelijke scenario’s konden nagaan tot we ze perfect onder de knie hadden. De laatste schakel was de investering in een toestelletje waarbij je met slechts één druk op de knop, enkele handelingen kon uitvoeren. Dit was essentieel omdat er te veel manuele handelingen waren, wat het beheer te complex maakte en de kans op fouten te groot.

transformatie-hybride-congressen

Het grootste verschil bij hybride congressen is dat niet enkel een deel bezoekers van thuis uit deelneemt, maar ook een aantal sprekers. Wat is daarbij de grootste uitdaging?

Michael: Een sessie streamen is het makkelijke onderdeel: dat werd voorheen al vaak gedaan. Ook sprekers of moderators van thuis uit laten presenteren is niet nieuw. Toch waren er enkele uitdagingen. Welke beeld- en audiokwaliteit krijgen we binnen van de spreker? Is zijn internet wel stabiel? Zit hij correct voor zijn camera? Dit alles gebrieft krijgen aan de sprekers en moderators aan de andere kant van de lijn vlak voor we live gaan: dát is een uitdaging.

 

Tim: Voor ons is de grootste uitdaging om tijdig te weten wie kiest voor welk scenario: wie zit er thuis en wie komt live opdagen? Dit willen we zo goed mogelijk beheren en communiceren naar zaaltechniekers, sessievoorzitters … en dat met zo min mogelijk ruis op die communicatie. Daarbij zijn we ook sterk afhankelijk van onze klanten en zijn wij altijd de laatste schakel in de ketting.

Bij online congressen was interactie een uitdaging. Is dat iets wat jullie met hybride congressen beter kunnen faciliteren

Michael: Het was me al snel opgevallen dat er tijdens de meeste virtuele congressen veel meer vragen werden gesteld. De drempel is ook lager: bezoekers hoeven niet meer voor een microfoon te staan in een volle zaal, gewoon de vraag al dan niet anoniem doorsturen. Die manier zal niet meer weg te denken zijn, en bij hybride events kunnen beide mogelijkheden. Ik denk dat de grote uitdaging vooral ligt in het netwerken: hoe kunnen we de on site deelnemers laten netwerken of connecteren met de online deelnemers?

Tim: Ik geloof dat die kloof groter wordt. Voor de organisatoren zit het grootste groeipotentieel qua deelnemersaantal aan de virtuele zijde. Netwerken tussen en met online deelnemers is echter quasi onmogelijk. Zij die hiernaar op zoek zijn, zullen naar congressen moeten blijven reizen. Zij die dat minder belangrijk vinden en vooral deelnemen omwille van de wetenschappelijke inhoud, zullen online de sessies volgen.

Daarnaast is het netwerkgedeelte belangrijk voor standhouders. Zij sponsoren het event en hebben enkel interesse als er voldoende fysieke bezoekers aanwezig zijn. Dat zet natuurlijk druk op de organisatoren. Er is gelukkig wel het voordeel dat de mensen die de moeite doen om fysiek aanwezig te zijn, ook echt geëngageerd en geïnteresseerd zijn in de standhouders.

 

Bij hybride congressen schrijven mensen zich in. Weet je al op voorhand hoeveel mensen er fysiek komen? Of komen ze gewoon opdagen?

Michael: Plots opdagen, gebeurt zeker niet. Ik denk eerder het tegenovergestelde: deelnemers die zich inschrijven, maar daarna nog beslissen om niet fysiek te komen, maar alles van thuis uit te volgen. We zullen in de toekomst dus rekening moeten houden met on site afzeggingen, bij sprekers en moderators.

Tim: Hier volg ik Michael in. De meeste organisatoren maken een onderscheid in prijs tussen een fysieke of een online deelname. On site liggen de kosten uiteraard hoger voor de organisator en is de prijs voor de deelnemer ook hoger.

“We hadden zelfs sprekers die hun lezing vanuit een bar gaven!”

Tim Sleebus

Hoeveel hybride congressen zijn er al geweest?

Tim: Tijdens de maanden september en oktober hebben wij naast enkele webinars en workshops, vier grote internationale medische congressen ondersteund. Deze vonden plaats in Milaan, Frankfurt en tweemaal in Lissabon. En uiteraard staan er nog heel wat op de planni

En hoe zijn die congressen verlopen?

Tim: Die zijn technisch goed verlopen. De eerste vier congressen waren er ook meteen vier waarbij we effectief alle technische mogelijkheden hebben geïmplementeerd. Zowel deelnemers als sprekers konden thuis en ter plaatse zijn. Het is een nieuwe setting en een nieuw gegeven, maar je merkt dat sprekers en mensen in de zaal die setting accepteren. Ze zien er de voordelen van in: je sluit niemand uit, iedereen kan er op een manier bij zijn. We hadden zelfs sprekers die hun lezing vanuit een bar gaven!

Er zijn dus geen technische beperkingen meer. Nu draait het ‘m vooral om beleidsbeslissingen. Sommige organisaties of landen zullen beslissen of hun medewerkers of inwoners ter plaatse mogen gaan. Daarnaast blijft het gelukkig houden van sponsors en het faciliteren van netwerken nog een uitdaging.

Is de samenwerking tussen COVR en Techni-congress nog even soepel of brengen dit soort congressen ook meer uitdagingen in de samenwerking met zich mee?

Michael: Er zijn wel uitdagingen, maar die zijn er altijd al geweest. Gelukkig komen we er door de flexibele samenwerking altijd uit.

Tim: Vroeger was er een duidelijke scheiding tussen IT en het audiovisuele, nu is alles geïntegreerd. De setup is complexer geworden. Daardoor is het belangrijk om een goede partner te hebben op wie je kan vertrouwen en waarmee je al een heel traject hebt doorlopen.

Daarnaast proberen we, naast de samenwerking met Techni-congress, vooral samen te werken met lokale partners om kosten voor de klant te drukken. Die partners zijn podiumbouwers, de mensen van het licht … die al eerder samenwerkten met de locatie waar het congres doorgaat. Die partners moeten met onze systemen en die van Techni-congress werken, dus daar moeten we een evenwicht vinden.

Denken jullie dat hybride congressen een blijver is?

Michael: Ik denk dat klanten altijd de mogelijkheid willen open houden. En de eerste hybride congressen zullen gepaard gaan met veel on site afzeggingen, omdat deelnemers het misschien te vroeg vinden, wereldwijd gezien. Daarnaast hebben deelnemers ook gemerkt dat het perfect van thuis uit kan. Maar de nood is ook groot om elkaar terug in levende lijve te ontmoeten.

Tim: Ik ben er honderd procent zeker van dat het een blijver is, al moeten we nog zien hoe het zal evolueren. Zullen er steeds minder mensen reizen naar congressen? Of vergroot dat deel juist en wordt het virtuele stuk slechts een aanvulling? Dat is nog even koffiedik kijken, al ligt het grootste groeipotentieel natuurlijk aan de virtuele kant. Het businessmodel zal zeker nog verschuiven en wij moeten als ondersteuner proberen die toekomst te voorspellen en erop in te spelen qua technologie.

Tim Sleebus

Meer weten over het platform?

Tim Sleebus
Afgevaardigd bestuurder
Schrijf je in

Tips en nieuws, elke maand in je mailbox.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang handige tips voor jouw IT!