Software

COVR zorgt voor digitale transformatie van internationale congressen

17/06/2020 - 3 min read

COVR, het onderdeel van Netropolix dat instaat voor de IT-technische ondersteuning van internationale medische en wetenschappelijke congressen, zag met corona even haar plannen in het water vallen. Events van duizenden mensen waren immers niet toegelaten. Gelukkig bleef het bedrijf niet bij de pakken zitten. Het zette een volledig virtueel alternatief op. Wij spraken met Pol Van de Perre, Project Manager bij COVR.

Wanneer beseften jullie dat jullie alternatieven moesten voorzien voor de congressen?

Pol: “Al sinds februari kregen wij te maken met heel wat annulaties. Daarom kwamen we met het team samen om alle mogelijkheden te onderzoeken, rekening houdend met de twee belangrijkste componenten van een congres: het presenteren van nieuwe inzichten en ontwikkelingen en het tot stand brengen van netwerking.”

Hoe ging dat in z’n werk?

Pol: “Het hele proces verliep in twee stappen. Eerst kwam er een virtuele extensie van fysieke congressen waarbij iedereen aanwezig was en we enkel live streamden voor bezoekers en sprekers die niet konden komen. In de tweede stap organiseerden we volledig virtuele congressen. Veel mensen denken dat het ‘gewoon maar een webinar’ is, maar er komt meer bij kijken: hoe kunnen we bijvoorbeeld meerdere sessies parallel streamen en hoe brengen we hetzelfde congresgevoel in zo’n digitale sessie?”

Tot welk resultaat kwamen jullie?

Pol: “In het resultaat dat we bereikten, heeft al het fysieke ook digitaal een plekje gekregen. Zo kan je navigeren als in een echte congreszaal om een livestream te volgen. Daarnaast zijn er netwerkgelegenheden zoals fora, een messaging systeem en videochat. Op die manier kan je mensen opzoeken en ermee chatten. Dit komt overeen met iemand tegenkomen in de gang. Bovendien is er een virtuele meetingroom waar je vragen kan stellen via een Q&A-paneel. Andere bezoekers kunnen de vragen liken zodat de sprekers weten waar de grootste interesse ligt.”

“In het virtueel congres hebben zelfs Poster Presentations een plekje gekregen. Dit zijn presentaties waar geen sessies rond worden georganiseerd, maar die wel tentoongesteld worden. Dat kan door een document te uploaden in de online galerij, al dan niet vergezeld van audio.”

“De kers op de taart? Dat is het beursgedeelte en tevens de grootste economische factor voor congressen: volledige beursstanden in 3D waar je folders en video’s kan bekijken en zelfs vragen kan stellen aan desks. Als extraatje zijn er contactmogelijkheden dankzij de ‘Drop your businesscard’-functie.”

Wat was de grootste uitdaging voor COVR?

Pol: “De snelheid waarmee alles moest gebeuren, was de grootste uitdaging. Daarbij moeten we ook functies verkopen die nog niet ontwikkeld zijn. De klant moet dus eigenlijk kopen op vertrouwen. Een bijkomende uitdaging van het overstappen naar een digitaal alternatief is uiteraard dat klanten opnieuw gaan ‘shoppen’: ze kijken of de concurrent hetzelfde aanbiedt.”

Denk je dat virtuele congressen eenmalig zijn of dat dit jullie toekomst is?

Pol: “Op dit moment willen klanten zo snel mogelijk terug naar het fysieke, maar het zal nog lange tijd risico’s inhouden. We moeten dus op twee sporen inzetten. Naar de toekomst toe denk ik dat het eerder een hybride aanpak zal zijn wanneer er inwoners van bepaalde landen niet buiten de grenzen geraken. Zo kunnen ook zij lezingen volgen én geven. Dit alternatief is gelukkig laagdrempelig. Bijna alles draait in een webbrowser en je hoeft er niets voor te installeren. Iedereen die dus aan een laptop geraakt, kan deelnemen aan het congres.”

Hoe verliepen de eerste virtuele events?

Pol: “Erg goed. We hebben al wat workshops achter de rug en we mogen fier zijn op de innovatiekracht en implementatiesnelheid die we hebben getoond. We hebben daarbij als team veel nieuwe dingen geleerd, gebaseerd op onze ervaring. Als je dan achteraf van de klant hoort dat het fantastisch was en eenvoudig om te participeren dan doet dat veel deugd.”

Pol van de Perre
Pol Van De Perre
Business developer software
Schrijf je in

Tips en nieuws, elke maand in je mailbox.

Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang handige tips voor jouw IT!