Support 
Teams of intranet: waarom een mix de ideale oplossing is
13/05/2022 - 3 min readVandaag zien we bij NTX de vraag naar een Intranet weer stijgen. Maar vanwaar komt die vraag juist? En waarom kies je als kmo beter voor een andere aanpak? Wij vertellen je waarom je voor die aanpak best een mix neemt van Intranet en Microsoft Teams.
De geschiedenis van het intranet
Vaak komt de vraag voor een intranet van personen die al even meedraaien in de professionele wereld, in leidinggevende rollen in middelgrote tot grote bedrijven. Het is daar namelijk dat intranet ‘floreerden’ de afgelopen twee decennia.
Het intranet centraliseerde bedrijfsaankondigingen, een agenda, documenten, to do’s … Het bewees zo zijn nut in interne communicatie. Het ging gepaard met aanzienlijke investeringen in materiaal, tijd en tools om het op te zetten, de inhoud te onderhouden en het systeem in de lucht te houden.
Intranet versus kmo
Door de introductie van cloudservices vielen de kosten om een intranet op te zetten voor een stuk weg. SharePoint Online zat immers *gratis* bij zowat alle Office 365 abonnementen. Maar ondanks het wegvallen van dat stuk van de kosten, zien we dat de dure projecten in de Kempische KMO’s vaak weinig tot niets opleverden. En de reden hiervoor is zeer eenvoudig.
In grote (internationale) ondernemingen met duizenden medewerkers is er vaak geen andere oplossing om alles selfservice beschikbaar te stellen voor ieder teamlid. Er zijn allerlei standaard documenten, procedures en afspraken en de regel daarrond is simpel: gebruik intranet. En als je dan toch voor de documenten regelmatig op intranet moest zijn, pikte je het laatste intern bedrijfsnieuwtje ook mee.
In een kmo wordt er over het algemeen iets minder mechanisch samengewerkt, dat is ineens ook de charme van een kleinere organisatie. Standaard documenten zijn er natuurlijk ook, maar hoe dikwijls leest jij het arbeidsreglement? En verjaardagen dan, hoor ik je denken? Suikergoed in de bedrijfskantine is het antwoord in een kmo. Verder valt er voor de medewerkers niets te beleven op het intranet en ontbreekt er bijgevolg enthousiasme om intranet frequent te gebruiken.
Een mix van Intranet en Microsoft Teams
Toch is het idee aan de basis van deze stijgende vraag relevanter dan ooit. Het vloeit voort uit de wens bij alle bedrijven om een toffe, relevante virtuele plek te bouwen om oprecht contact te houden met thuiswerkers en mensen in de periferie van de organisatie. Want je wilt toch ook dat je collega’s op de baan weten wat er leeft op den bureau en trots zijn op de firma waarvoor ze werken?
Microsoft Teams is een tool die kan helpen om mensen het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van een groter geheel: jouw organisatie. Een plek om enthousiast nieuwe mijlpalen van de firma aan te kondigen. Een digitale koffiemachine om informele communicatie, nieuwtjes én roddels bij te delen. Door zo’n intranet te overgieten met een sausje van sociale cohesie, vergroot je de kans dat mensen ervan gebruik maken en jouw investering iets oplevert.
De kost van zo een project blijft uiteraard even hoog, maar door Microsoft Teams slim in te zetten, er een doordachte communicatiestrategie aan te koppelen en er de nodige tijd aan te spenderen, creëer je kansen om je medewerkers warm te maken voor de nieuwe communicatietool.
